W zeszłym tygodniu miałam okazję uczestniczyć w niemal całodziennej konferencji. Prelegentów i warsztatów było wiele, niektóre odbywały się jednocześnie, więc wędrowałam między salami szukając tematów i ciekawych prowadzących. Oczywiście KAŻDY warsztat odbywał się przy wykorzystaniu prezentacji – głównie PowerPoint. I – niestety – wnioski mam druzgocące. Tyle się pisze, mówi, kształci: co zrobić, żeby wystąpienie, prelekcja, wykład, prezentacja wypadły dobrze. A my nadal nie potrafimy tego robić. Dlatego dziś parę podpowiedzi jak zrobić dobrze prezentację.
Prezentacja nie jest dokumentem do czytania ani nie jest dokładnym opisem prezentowanych zagadnień. A już na pewno nie powinna być streszczeniem tego, co się mówi. Slajdy służą wzmocnieniu przekazu. Mają być ilustracją słów, dodać emocji i powinny oczywiście zawierać hasła, które niosą informacje, ale raczej po to, by wskazać kierunek wystąpienia. Bo skoro prezentacja może istnieć w oderwaniu od wstępu (jako wydruk albo plik przesłany mailem) to jaki sens jej wygłaszania?
Im mniej tekstu na slajdzie, tym lepiej. Unikamy pokazywania dużych tabel i obszernych fragmentów tekstu. Dane liczbowe przedstawiamy w formie wykresów. Dane tekstowe ograniczamy do krótkich haseł, punktów itp. Jeśli danych jest za dużo zmniejszają się litery i cyfry, a widz który siedzi daleko będzie mieć problemy z ich odczytaniem. Należy być oszczędnym! Uczmy się dyscypliny, oszczędnego operowania słowem i dbałości o jego jakość.
Korzystajmy ze slajdów symbolicznych. Możemy w nich wykorzystać nietypowy obraz, dziwne skojarzenie, zdjęcie działające na emocje. Obrazki nie wnoszące nic do toku naszej opowieści lepiej sobie podarować. Ale takie zdjęcie, które zaskoczy i zaciekawi słuchaczy na bank pomoże odbiorcom w zapamiętaniu przekazu główny.
Planujmy! Wystąpienie musi być zrozumiałe i logicznie skonstruowane. Nie starajmy się w prezentacji zmieścić wszystkiego, co wiemy – bo to z góry jest skazane na porażkę. Odpowiedzmy sobie na pytanie: po co będę prezentować i do kogo? Dopiero potem decydujemy: co powiedzieć. Wybierajmy te dane, które faktycznie będą potrzebne słuchaczom.
Pilnuj czasu. Nie ma nic gorszego, jak prelegent, który nie wyrabia się w czasie albo przewija w tempie ekspresowym slajdy, przepraszając przy okazji, że już ich nie omówi (albo robi to „po łebkach”). Specjaliści radzą korzystać z reguły 5/15 (maksymalnie 5 slajdów na 15 minut prezentacji, gdy jeden slajd trwa średnio 3 minuty). Planowanie i czas to dwa komponenty, dzięki którym po naszej prezentacji słuchacz, który siedzi na sali wyjdzie z wiedzą, a nie poczuciem, że wykładowca poza wstępem lub banałami nie powiedział nic innego (bo nie zdążył!?).
Edycja tekstu jest również ważna. Najlepiej tekst na slajdach składać czcionką bezszeryfową. Pamiętaj też, żeby nie stosować więcej niż dwóch krojów pisma, wielkości czcionki, kolorów. Dobrze się prezentują kontrastowe kolory. Ważne fragmenty możemy wyróżnić poprzez wytłuszczenie i (lub) zmianę koloru. U
Bądź oryginalny. Poza PowerPoint spróbuj programów online: Prezi, Capzles, myBrainshark oraz Haiku Deck (ten ostatni dedykowany posiadaczom iPadów).
A na sam koniec przetrenuj wystąpienie w domu… i to nie raz! Pisze o tym świetnie Emanuel Kulczycki na swoim blogu w poście Jak występować na konferencji. Polecam!
I oczywiście uczcie się, czytajcie, podpatrujcie… na rynku jest mnóstwo książek na ten temat. A dla tych co wolą podpatrywać, a nie czytać, polecam np. prezentacje odbywające się w ramach TEDx – te, głównie po to, żeby się nauczyć, że to nie my – jako prelegenci, mamy patrzeć na prezentację. Bo my mamy patrzeć na ludzi 🙂